GDPR:n oikeudellisissa artikkeleissa kuvataan yksityiskohtaisesti tietosuojavastaavan (DPO) nimittäminen, hänen asemansa ja tehtävänsä kolmessa eri osiossa. Herää kysymys, millä ehdoilla tietosuojavastaavan nimittäminen yritykseesi ei ole vain vapaaehtoista, vaan myös pakollista GDPR:n mukaan?
Tässä artikkelissa vastaamme tähän kysymykseen ja käsittelemme yksityiskohtaisesti tietosuojavastaavan velvollisuuksia ja esittelemme sisäisen ja ulkoisen tietosuojavastaavan väliset erot.
Mitä tehtäviä tietosuojavastaavalla on?
GDPR-tietosuojavastaavan roolit ja vastuut
Tietosuojavastaavan tehtävänä on toimia siltana yrityksesi ja sääntelyviranomaisten välillä. Se on keskeinen tietosuojahallinnassa ja valvoo GDPR:n ja muiden asiaankuuluvien tietosuojalakien noudattamista. Tietosuojavastaavan tulee pystyä neuvomaan yritystäsi kaikissa tietosuojaan liittyvissä haasteissa ja edistämään ennaltaehkäiseviä toimia esimerkiksi kouluttamalla työntekijöitäsi.
GDPR:n mukaisen tietosuojavastaavan tulee suorittaa seuraavat tehtävät
- Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen: Kaikkien asiaankuuluvien tietosuojalakien ja -määräysten noudattamisen valvonta.
- Valvontaprosessit: Tähän sisältyy tietosuojavaikutusten arviointien seuranta tietojenkäsittelyn riskien arvioimiseksi.
- Työntekijöiden koulutus ja tietoisuus: Tietosuojatietämyksen edistäminen työntekijöiden keskuudessa.
- Yhteistyö valvontaviranomaisten kanssa: Toimii tietosuojaviranomaisten yhteyspisteenä.
- Saavutettavuus ja neuvonta: Tietosuojavastaavan on oltava aina tavoitettavissa, jotta tietosuojakysymykset voidaan käsitellä tehokkaasti.
- Kirjanpito: Yksityiskohtaisen kirjanpidon ylläpitäminen organisaation tietojenkäsittelytoimista.
- Eturistiriitojen välttäminen: Tietosuojavastaavalla ei saa olla eturistiriitoja.
Kuka tarvitsee tietosuojavastaavan GDPR:n mukaan?
Jokainen julkinen organisaatio tarvitsee tietosuojavastaavan, ja yksityisten yritysten on nimettävä tietosuojavastaava, jos niiden tietojenkäsittelytoiminta täyttää tietyt kriteerit. Jos tiedät jo käsitteleväsi henkilötietoja, seuraava osio on sinulle tärkeä, koska tällaisten tietojen käsittely vaatii GDPR:n mukaan erityistä huolellisuutta ja huomiota.
Milloin GDPR edellyttää tietosuojavastaavaa?
GDPR:n mukainen velvollisuus nimittää tietosuojavastaava syntyy, kun yrityksen suorittama henkilötietojen käsittely täyttää tietyt kriteerit:
- Yhtiön päätoimialana on harjoittaa toimintaa, joka luonteeltaan, laajuudeltaan ja tavoitteiltaan edellyttää rekisteröityjen säännöllistä ja järjestelmällistä intensiivistä seurantaa .
- Päätoimintoihin kuuluu GDPR:n artiklan 9 mukaisten erityisryhmien henkilötietojen laajamittainen käsittely sekä GDPR:n artiklan 10 mukaiset rikostuomioita ja rikoksia koskevat tiedot.
Lisäksi GDPR edellyttää tietosuojavastaavan nimeämistä jokaiselle viranomaiselle tai organisaatiolle (paitsi tuomioistuimille niiden oikeudellista toimintaa varten).
Sisäinen vai ulkoinen tietosuojavastaava?
Sen päättäminen, onko sisäinen vai ulkoinen tietosuojavastaava (DPO) parempi organisaatiollesi, riippuu kahdesta tekijästä: organisaatiosi erityistarpeista ja resursseistasi. Sisäinen tietosuojavastaava voi olla tehokas valinta, jos asiantuntemusta organisaatiossa on jo olemassa, koska tämän tehtävän voi ottaa organisaation työntekijä tai kehittää tehokkaasti. Toisaalta, jos tietosuojan toteuttaminen edellyttää korkeaa asiantuntemusta, objektiivisuutta ja tehokkuutta, ulkopuolisen tietosuojavastaavan valinta voi olla edullista. Kumppanimme, akkreditoitu ulkoinen DPO-palveluntarjoaja , tarjoaa ammattimaista tukea, joka täyttää nämä kriteerit.
Alla on yhteenveto kummankin vaihtoehdon eduista ja haitoista:
Sisäinen tietosuojavastaava
Edut
- Yrityksen tuntemus: Sisäiset tietosuojavastaavat tuntevat yrityksen, sen prosessit ja työntekijät erittäin hyvin, mikä mahdollistaa tietosuojan syvemmän integroinnin päivittäisiin prosesseihin.
- Kustannukset: Usein halvempaa, koska uutta työntekijää ei tarvitse palkata eikä ulkopuolisia konsultointikuluja ole.
Haitat
- Resurssi- ja tehtäväristiriidat: DPO:n lisätehtävät voivat vaikeuttaa nykyisen työmäärän hallintaa. Uusi työntekijä voi olla tarpeen palkata.
- Irtisanomissuoja: Irtisanomissuojassa on oikeudellisia erityispiirteitä, jotka voivat vaikeuttaa henkilöstöpäätöksiä.
Ulkoinen tietosuojavastaava
Edut
- Erikoisasiantuntemus: Ulkopuoliset tietosuojavastaavat ovat usein erittäin päteviä ja he ovat aina perillä tietosuojalainsäädännön viimeisimmistä tapahtumista.
- Objektiivisuus: Ulkoisen asemansa kautta tietosuojavastaavat voivat tarjota objektiivisemman näkökulman tietosuojakysymyksiin yrityksen sisällä.
- Hyväksyminen: Yritysneuvostot ja työntekijät pitävät ulkopuolisia tietosuojavastaavia usein neutraaleina, mikä voi helpottaa yhteistyötä.
Haitat
- Saavutettavuus: Työntekijät saattavat epäröidä ottaa yhteyttä ulkoiseen tietosuojavastaavaan kysymyksissä tai ongelmissa.
Riippumatta sisäisen vai ulkoisen tietosuojavastaavan valinnasta yhtiöllä on lopullinen vastuu tietosuojasta. Siksi on suositeltavaa arvioida huolellisesti sekä sisäiset kapasiteetit että ulkoiset vaihtoehdot optimaalisen ratkaisun varmistamiseksi yrityksellesi.
Johtopäätös
Sen päättämisen, sopiiko tietosuojavastaava (sisäinen vai ulkoinen) yrityksellesi parhaiten, ja minkä tyyppinen tietosuojavastaava (sisäinen tai ulkoinen) on parasta, tulee perustua erityistarpeidesi perusteelliseen arviointiin.
Saat lisätietoja ja ammatillista tukea vierailemalla kumppanimme, kokeneen ulkoisten DPO-palvelujen tarjoajan, verkkosivustolla . Käytä heidän asiantuntemustaan yrityksesi tehokkaaseen johtamiseen GDPR:n mukaisesti ja samalla tietosuojastandardien optimointiin.
